Jak zlecać copywriterom pisanie tekstów, aby współpraca była jasna i komfortowa?

Codziennie wiele osób prywatnych czy właścicieli mark serwisów zleca copywriterom lub agencjometingowym napisanie różnego rodzaju tekstów. Zlecanie prac jest bardzo ważnym elementem, dzięki któremu obie strony znają jasno wszystkie warunki oraz mogą współpracować komfortowo i rzeczowo. Wiele osób jednak nie wie jak zlecać pisanie takich tekstów, jak je zamawiać oraz jak powinien wyglądać kontakt z copywriterem po wybraniu danej osoby i rozpoczęciu współpracy. Poniżej przedstawiamy krótki poradnik jak zlecać prace copywriterom i agencjom marketingowym, dlaczego jest to takie ważne i co powinniśmy ująć w zleceniu, aby współpraca przebiegała pomyślnie.

Pierwszy kontakt

Pierwszy kontakt jest ważny w każdej branży i pozwala odpowiednio rozpocząć nową znajomość. Jeśli znaleźliśmy w internecie agencje, copywritera czy freelancera, który oferuje wykonanie treści lub ktoś odpowiedział na nasze ogłoszenie, warto rozpocząć rozmowę od kilku elementów. Na początku powinniśmy ogonie opisać zlecenie i podać takie informacje jak typ tekstu, jego długość, jakość, przeznaczenie oraz podać koszty i czas realizacji. Jeśli jakiś element nie jest określony i mamy pewną dowolność warto również zaznaczyć, że może być to np. tekst preclowy lub zapleczowy czy długość może wahać się od 2 do 5 tys. znaków. Wszystkie te ogólne dane pozwolą określić copywriterowi czy może podjąć się zlecenia i czy będzie w stanie je wykonać. Możemy też opisać nasze wymagania, prośby, sugestie itp. Takie zachowanie z pewnością zaoszczędzi wiele czasu oraz nie spowoduje dopytywania o każdą rzecz. Są to dane, które musi wiedzieć copywriter przed rozpoczęciem współpracy.

Brief — napisz go!

Jeśli po pierwszym kontakcie ogólnie przedstawiliśmy ofertę copywriterowi lub agencji reklamowej i została ona zaakceptowana, powinniśmy przygotować brief, czyli dokument, który jasno określa wszystkie parametry zlecanej pracy. Jest on przekazywany agencji lub copywriterowi na początku zlecenia i wbrew groźnie brzmiącej nazwie jest prosty do napisania. Możemy napisać go nawet na jednej kartce A4, co jest wręcz wskazane, a na jednej stronie znajduje on w sobie jedynie konkretne kluczowe informacje o zleceniu. Brief, który zostanie przekazany jako zlecenie napisania tekstu, składać będzie się z kilku elementów, dzięki którym obie strony wiedziały, jak ma wyglądać współpraca, samo zlecenie oraz jak ma przebiegać realizacja zlecenia. Brief możemy napisać np. w zwykłym edytorze tekstu, bez zbędnego formatowania, upiększania itp. — czy nawet w zwykłej wiadomości e-mail. Ważne jednak aby miał czytelną formę i zawierał wszystkie ważne dane w pigułce. Brief ma posłużyć copywriterowi, który będzie pisał tekst, aby mógł go odpowiednio stworzyć, dostosować, sformatować, zawrzeć odpowiednie słowa kluczowe i inne elementy itp. Choć zna już on nasze ogólne wymagania, co do długości czy ceny to w dalszym ciągu pozostaje kilka elementów, które powinniśmy jasno określić. Po dostarczeniu takiego briefu copywriter będzie mógł napisać daną treść nawet już bez kontaktu z nami zleceniodawcami. Niezależnie również od tego, czy dany copywriter / agencja wymagają briefu, warto wykonać przynajmniej minimalistyczną wersję z samymi podstawowymi danymi.

Co w briefie?

Pierwszym elementem briefu jest podanie wszystkich informacji o nas jako o zleceniodawcach. Warto podać zatem dane personalne, ew. dane firmy, adresy e-mailowe czy nr. telefonu. Jeśli nie jesteśmy odpowiedzialni osobiście za sprawy contentu, powinniśmy również podać osobę odpowiedzialną za nadzorowanie projektu. Drugim elementem jest podanie danych odnośnie samego zlecenia. Musi znaleźć się w tej sekcji cena zlecenia, konkretne koszty, czas oddania pracy, e-mail, na który ma zostać dostarczony tekst czy wszystkie ustalenia odnośnie samej współpracy np. konsultacje. Trzecim krokiem przy tworzeniu briefu jest opisanie samego zlecenia oraz tego, jak ma wyglądać i jak ma zostać zapisany content. Musimy określić zatem długość tekstu w postaci znaków ze spacją (zzs) lub wyrazów. Kolejnymi parametrami są styl, język, formatowanie, podzielenie tekstu na części, używanie fraz kluczowych wraz z ich natężeniem i konkretnymi frazami, grupa odbiorców, do których trafi tekst czy miejsce, w jakim będzie publikowany. Wszystkie dane możemy umieścić na jednej stronie A4. Powinniśmy przedstawić wszystkie 3 segmenty osobno, aby nie zlewały się ze sobą. Poszczególne parametry możemy wypunktować lub pogrubić dla lepszego odbioru. Brief taki, jeśli nie jest zbyt skomplikowany, możemy wysłać bezpośrednio e-mailem. Do briefu nie powinniśmy dodawać ogólników czy zwrotów grzecznościowych i kurtuazyjnych. Nie jest to dokument oficjalny a techniczny, który ma jedynie ułatwić całą pracę. W takim rozwiązaniu najbardziej liczy się sama treść, a nie forma — choć forma też jest ważna z praktycznego punktu widzenia.

Dlaczego warto dokładnie określić wszystkie parametry zlecenia?

Określenie wszystkich parametrów zlecenia w briefie i przekazanie go copywriterowi przed rozliczeniem pracy jest bardzo ważne. Dzięki tej czynności podsumujemy nasze ustalenia — często ogólne i wysyłane jedynie w e-mailu. Jest to ostatnia szansa na uniknięcie nieporozumień np. odnośnie stawki, rozliczenia czy długości tekstu przed rozpoczęciem pisania tekstu. Wszystkie dane zebrane w jednym miejscu pozwolą też sprawniej i szybciej tworzyć tekst copywriterowi, który nie będzie musiał szukać ustaleń w oddzielnych e-mailach. Brief warto wykonać też dla naszej wygody, gdyż będziemy mogli określić w nim wszystkie nasze wytyczne, wymogi czy życzenia. Jest to szansa na otrzymanie idealnego tekstu. Skoro płacimy za jego wykonanie warto, aby był on jak najbardziej pomocny dla nas i przyniósł nam jak najwięcej korzyści. Sprecyzowanie wszystkich wyżej wymienionych elementów zapobiegnie też sytuacji, w której copywriter przygotuje ogólnie pasujący do naszego zlecenia tekst, ale będzie napisany on np. do innej grupy docelowej, innym językiem lub pod innym kątem. W takiej sytuacji zmarnujemy swoje pieniądze, kupując niekompletny tekst lub czas copywritera, który przygotował do na darmo.