Ewidencja czasu pracy jako obowiązek pracodawcy - czym jest i na czym polega?
Polskie prawo uznaje istnienie terminu dokumentacji pracowniczej, a więc zestawu dokumentów przypisanych osobie zatrudnionej. Obowiązkiem pracodawcy jest tworzenie i bezpieczne przechowywanie takiej dokumentacji. W sprawie dokumentacji pracowniczej istotne jest, że od 2019 należą do niej również karty ewidencji pracowniczej. Czym jest karta ewidencji pracowniczej i dlaczego trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy? Co warto wiedzieć w tym temacie? Sprawdźmy!
Ewidencja czasu pracy pracownika – co to takiego?
Każdy pracodawca ma obowiązek dokumentowania czasu pracy swoich podwładnych. Ewidencja czasu pracy, nakazana przepisami Kodeksu pracy art. 149, to dokumentacja liczby przepracowanych godzin, ale to także godziny nadliczbowe i to przepracowane w porze nocnej, liczba dni urlopowych, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione oraz wszelkie inne informacje dotyczące rzeczywistego czasu pracy.
Dla jakich pracowników wdrożenie ewidencji czasu pracy?
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających choćby jednego pracownika na umowę o pracę. Uproszczona ewidencja jest natomiast obowiązkowa przy umowie zleceniu. Kodeks pracy uwzględnia 3 wyjątki, w których ewidencja czasu pracy nie jest obowiązkowa. Dotyczy to:
- pracowników w stosunku pracy zadaniowej
- osób przejmujących zarządzanie z upoważnienia pracodawcy
- każdego pracującego na ryczałcie w zakresie pracy wykonywanej w porze nocnej lub w ramach godzin nadliczbowych
Czemu służy ewidencja czasu pracy?
Według kodeksu ewidencja czasu pracy ma służyć obliczaniu adekwatnego wynagrodzenia oraz świadczeń dodatkowych. Niewątpliwie pomaga także ustrzec się nadużyć, czy to ze strony pracownika, czy też pracodawcy. Warto w tym miejscu wspomnieć, że formalnie karta ewidencji czasu pracy należy do pracodawcy, jednak pracownik może w każdej chwili uzyskać do niej dostęp.
Jak powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?
Do prowadzenia ewidencji czasu pracy niezbędne są karty ewidencji czasu pracy. Każdy pracownik otrzymuje indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. W kartach znajdziemy wyszczególnione fakty wymagające ewidencji, takie jak „godzina rozpoczęcia pracy”, ” godzina zakończenia pracy”, „godziny nadliczbowe”, „dni wolne od pracy” i wiele więcej. Każda pozycja znajduje się w oddzielnym szeregu, a dla każdego dnia tygodnia dostępna jest kolumna umożliwiająca wpisywanie odpowiednich wartości lub znaków zgodnych z legendą.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy, niemniej dodatkowo może ona być prowadzona również w trybie rocznym. Należy podkreślić, że ewidencjonowanie czasu pracy poprzez wypełnianie kart jest konieczne bez względu na prowadzenie listy obecności.
O czasie pracy pracownika młodocianego w ramach przygotowania zawodowego
Ewidencja czasu pracy dotyczy również pracowników młodocianych. Według polskiego prawo za osobę młodocianą uznaje się człowieka w wieku pomiędzy 15 a 18 lat. Zatrudnienie jest możliwe w przypadku młodocianych, którzy ukończyli szkołę podstawową. Dopuszcza się wykonywanie czynności zawodowych w ramach przygotowania zawodowego oraz prac lekkich.
Młodociani poniżej 16 lat nie mogą pracować dłużej niż 6 godzin dziennie, a po 16 roku życia limit bezwzględny, niedopuszczający nadgodzin, to 8 godzin dziennie. Co więcej, do czasu pracy wlicza się liczbę obowiązkowych godzin lekcyjnych. Jednocześnie ewidencja czasu odbywa się na tych samych zasadach, co w przypadku pracowników pełnoletnich.
Ewidencja czasu pracy to bezwzględny obowiązek pracodawcy. Warto pamiętać o podstawowych zasadach i posługiwać się gotowymi wzorami kart pracowniczych, aby uniknąć w tej kwestii jakichkolwiek nieprawidłowości, które grożą konsekwencjami prawnymi. Należy też mieć na uwadze, że przepisy w zakresie zatrudniania i czasu pracy młodocianych są odmienne niż te, dotyczące osób pełnoletnich.
