Jak zaplanować eventy dla firmy?

Planowanie eventu firmowego wiąże się z oczekiwaniem na odpowiedzi i potwierdzenie od firm, z którymi chcesz współpracować. Zacznij więc jak najszybciej planować event.

Twórz listy.

Listy spraw do załatwienia są niezwykle przydatne przy organizacji każdej imprezy, zwłaszcza firmowej. Usprawniają całą pracę. Pomagają również śledzić, ile już osiągnąłeś, a ile jeszcze zostało do zrobienia. Tworząc listy, wpisuj przybliżone terminy. Możesz też zastosować metodę Eisenhowera do każdego zadania:

• Nie pilne, ale ważne.
• Pilne, ale nie ważne.
• Pilne i ważne.
• Ani nie pilne, ani nie ważne.

Metoda Eisenhowera pozwoli Ci ułożyć zadania w odpowiedniej kolejności. Dzięki temu zdecydowanie lepiej poradzisz sobie z organizacją.

Stwórz zespół.

Jeśli w Twojej firmie nie ma jeszcze zespołu, który zajmuje się m.in. załatwianiem spraw organizacyjnych, warto go stworzyć. Wybierz osoby, które mają różne, przydatne umiejętności. Dobrze dobrany zespół pomoże Ci zaplanować budżet, przygotować i wysłać zaproszenia, a nawet posprzątać przed i po imprezie. Ułatwi rozwiązywanie różnych problemów.

Jedna osoba nie jest w stanie zorganizować dużej imprezy. Organizowanie eventów wymaga pracy zespołowej wszystkich zaangażowanych osób. Część Twojej pracy będzie polegać na sprawdzaniu, czy członkowie zespołu dobrze ze sobą współpracują. Przygotuj harmonogram działań, w którym ujmiesz wszystkie obowiązki.

Bądź w stałym kontakcie z kolegami z zespołu. Wtedy wiesz, czy dobrze zrozumieli swoje obowiązki i się z nich wywiązują. Dobrze zorganizowani członkowie zespołu pracują z maksymalną wydajnością. Poczują, że ich doceniasz.

Regularnie kontaktuj się z osobami i fimami, z których usług będziesz korzystał podczas eventu. Sprawdzaj, czy mają aktualne harmonogram, zwłaszcza jeśli wprowadzasz zmiany.

Ustalanie celów

Organizowanie wydarzenia to nie lada wyczyn. Opracowanie strategii, jak zorganizować eventy dla firm jest niezwykle ważne. Warto wyznaczyć sobie cele, które będą konkretne, wymierne, osiągalne, istotne i określone w czasie.

Zwiedzanie miejsca

Każdy organizator imprezy koniecznie powinien odwiedzić miejsce, w którym ma odbyć się event. Zanim zarezerwujesz miejsce, dokładnie je obejrzyj.

Zobacz, czy sala jest wystarczająco duża, aby pomieścić spokojnie wszystkich zaproszonych gości. A może jest zbyt duża i przytłaczająca? Nie chcesz chyba, żeby goście pomyśleli, że wiele osób zrezygnowało z imprezy.

Weź pod uwagę lokalizację obiektu. Czy łatwo można do niego dojechać samochodem, autobusem lub pociągiem? Jeśli nie znajduje się w centrum, to czy jest z nim dobrze skomunikowany?

Zwróć uwagę na wyposażenie. Co zapewnia właściciel? Czy możesz korzystać z zewnętrznego sprzętu? Czy możesz współpracować z zewnętrznym dostawcą? Nie możesz pominąć żadnych szczegółów, nawet tych najdrobniejszych. To od nich właśnie zależy, czy impreza będzie udana.

Zastanów się też, jakie koszty musisz ponieść i ile Ci zajmie organizacja. Czy opłaca się korzystać z tego miejsca? Na przykład, jeśli musisz wynająć dodatkowo sprzęt audio-wizualny, ale masz ograniczony budżet, może poszukaj innego miejsca, które już wlicza sprzęt w cenę.