Jak wybrać dobry system do efaktur?

Dzięki rozwojowi systemów do wystawiania faktur elektronicznych powstało wiele firm, które tworzą własne programy, aby efaktura mogła zostać wystawiona jeszcze szybciej i jeszcze taniej. Na co należy zwracać uwagę przy wyborze systemu, aby nie przepłacać?

Co powinien zawierać dobry system do efaktur?

Przede wszystkim powinien zawierać przyjazny interfejs. Z systemów do wystawiania faktur elektronicznych korzystają często ludzie, którzy nie ma mają dużych umiejętności w obsłudze komputera. Bardzo ważne jest zatem, aby każda zakładka i przycisk w systemie był jasno i czytelnie oznaczony, jaka jest jego rola. W ten sposób z pewnością uniknie się mnóstwa pomyłek.

Drugą rzeczą, która charakteryzuje dobry system, jest możliwość wystawiania nie tylko powszechnych faktur VAT, ale również faktur bez VAT, czy nawet paragonu. W ten sposób osoba, która nie jest VAT-owcem, będzie mogła korzystać z usług danego systemu. Jest to bardzo ważna informacja dla twórców systemów, gdyż sporo przedsiębiorców w Polsce nie są VAT-owcami i ciężko znaleźć im dobry system.

Czy cena gra rolę?

Każda wystawiona wiążę się z kosztem. Nie ma co do tego wątpliwości. Jest to jednak koszt znacznie mniejszy niż w przypadku wystawiania tradycyjnej faktury w formie papierowej. Nie ma potrzeby tracić pieniędzy na papier, tusz oraz pracownika, który będzie odpowiadał za wystawienie faktury. Od teraz te wszystkie rzeczy można robić wprost z poziomu swojego komputera. Przedsiębiorców często przerażają ceny usług wystawiana faktury elektronicznych. Wiąże się to w dużej mierze z koniecznością utrzymania systemu w dobrej kondycji.

Przy zakupie abonamentu warto skorzystać z zakupu na następne kilka lat. Kwota na tę chwilę wydaje się wysoka, lecz twórcy takich systemów bardzo często oferują spory rabat dla klientów, którzy wykupują abonament na najbliższe kilkanaście miesięcy, a nawet kilka lat. Poza tym nie będzie potrzeby pamiętania o tym, że co roku należy dokonać przedłużenia abonamentu.

Jakich systemów unikać?

Na rynku istnieje niestety dużo firm, które stworzyły systemy do wystawiania faktur elektronicznych, które nie cieszą się dobrą opinią. Bardzo często zdarza się, że dokumenty wygenerowane w panelu znikają i nie ma szans, aby je przywrócić. Jest to wtedy bardzo poważny problem dla przedsiębiorcy. Najlepszym rozwiązaniem jest zatem szczegółowa analiza rynku w poszukiwaniu systemu do wystawiania efaktur. Często jest to jednorazowa operacja, gdyż po wybraniu jednego systemu, bardzo często zostajemy z nim na naprawdę spory okres. Warto poświęcić chociaż kilkadziesiąt minut na analizę.

Należy również unikać systemów, które oferują bardzo mało funkcjonalności w wysokiej cenie. Wystawienie faktury VAT nie jest niczym skomplikowanym, także z pewnością nie może ona kosztować więcej niż wytworzenie faktury w formie tradycyjnej.

Jednym z polecanych jest system Afaktury (serwis afaktury.pl), w którym każda efaktura z www.afaktury.pl jest przedstawiona w bardzo przyjaznej szacie graficznej. Nie ma również trudności obsłudze panelu, gdyż został on stworzony z myślą o użytkownikach.