Organizacja konferencji - o czym pamiętać?

Zorganizowanie konferencji od podstaw wymaga cierpliwości i skrupulatnego gromadzenia danych. Musisz też umieć podejmować szybkie i trudne decyzje. Zwróć uwagę na kilka zasadniczych kwestii.

Stwórz wizję swojej konferencji.

Każde wydarzenie zaczyna się od wizji. Jednak musisz później przełożyć wizję na słowa i liczby. Wtedy będziesz wiedział, jakie są szacunkowe koszty. Zaczniesz podejmować świadome decyzje. Najpierw odpowiedz na kilka podstawowych pytań: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.

Opracuj biznesplan.

Jeśli Twoja konferencja nie jest finansowana przez dotację lub organizację, musisz określić, z jakiego źródła będą pochodzić środki. Zastanów się, w jaki sposób je wykorzystasz. Przy ustalaniu ceny zwróć uwagę na to, co zamierzasz zaoferować uczestnikom.

Wybierz miejsce.

Kiedy już ustalisz, kiedy odbędzie się konferencja i ile osób będzie zaproszonych, możesz szukać odpowiedniego miejsca. Sprawdź również ceny cateringu i sprzętu audiowizualnego. Konferencję możesz zorganizować w Centrum Kongresowym ICE Kraków. Specjalizuje się w organizacji różnorodnych wydarzeń. W Centrum sala konferencyjna jest niezwykle wygodna i nowoczesna. Przestrzeń konferencyjna liczy aż 500 m2. Dzięki ścianom akustycznym można ją elastycznie podzielić na 11 mniejszych sal. Opcjonalnie można zamontować profesjonalne nagłośnienie.

Rekrutacja i zarządzanie abonamentami

Pomyśl, jak rozreklamować konferencję. Zastanów się, jakie działania będą najskuteczniejsze. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem decydującym o sukcesie wydarzenia. Dobre wyniki przynoszą dochody i możliwości sponsorowania. Jeśli chcesz zorganizować dużą konferencję, zarządzanie rejestracją może być trudniejsze. Możesz się zdecydować na system rezerwacji online. Dzięki temu będziesz łatwiej śledzić liczbę gości, przetwarzać płatności i organizować dane.

Planowanie szczegółów na miejscu

Wreszcie po zorganizowaniu i wdrożenie elementów biznesowych konferencji, możesz myśleć o szczegółach na miejscu. Zastanów się, w jaki sposób uczestnicy będą się poruszać w trakcie konferencji. Zwróć uwagę na ogólny układ każdej sali i catering. Aby skoordynować wszystkie szczegóły, przejdź tę samą trasę, jaką będą pokonywać goście. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie. W ten sposób będziesz wiedzieć, na jakie problemy zwrócić uwagę i jak je rozwiązać.

Wskazówki dotyczące zarządzania wystawami

Konferencje zazwyczaj mają powierzchnię wystawową lub konwentową. To właśnie tutaj, sponsorzy i sprzedawcy wynajmują powierzchnię, aby promować swoje produkty. Może to być lukratywna okazja dla Twojej konferencji. Oczywiście, jeśli wszystko dobrze zorganizujesz. Pamiętaj jednak, że obszar wystawienniczy będzie wymagał znacznego zaangażowania zarówno czasu, jak i zasobów. Dlatego upewnij się, że jesteś właściwie przygotowany do zarządzania potrzebami wielu dostawców, zanim podejmiesz wyzwanie.

Konferencja może być idealnym sposobem na zwiększenie widoczności i zainteresowania firmą. Planowanie konferencji jest skomplikowane, dlatego dobry plan jest bardzo ważny.